Dlaczego w urzędzie wszystko „jest w trakcie”?

Jeśli w urzędzie coś jest w trakcie, to znaczy, że formalnie żyje, proceduralnie oddycha i prawdopodobnie nie umrze szybko.
To najbezpieczniejszy stan administracyjny świata. Nie wymaga decyzji, nie rodzi odpowiedzialności i doskonale znosi próbę czasu.

Etap 1: Wpływ sprawy (moment nadziei)

Składasz wniosek.
Masz komplet dokumentów. Masz potwierdzenie złożenia. Masz nawet numer sprawy.
Przez krótką chwilę wierzysz, że system działa.

To błąd początkującego.

Etap 2: Analiza (czyli czytamy, ale bez pośpiechu)

Sprawa trafia do analizy.
Analiza polega na tym, że dokumenty leżą w teczce, a teczka leży legalnie.

Czas analizy nie jest określony, bo:

• każda sprawa jest inna,
• każda analiza jest indywidualna,
• a czas w administracji jest pojęciem względnym.

Najważniejsze, że analiza trwa.
A skoro trwa, to wszystko jest w porządku.

Etap 3: Uzgodnienia (czyli ping-pong bez siatki)

Sprawa wymaga uzgodnień.
Z kim? Z kimś.
Gdzie? Gdzieś.
Na jakim etapie? Oczywiście — w trakcie.

Jedna instytucja czeka na drugą, druga na trzecią, a trzecia jeszcze nie wie, że czeka.
To nie chaos. To wielopoziomowe współdziałanie organów.

Etap 4: Terminy (teoretyczne)

Tu robi się naprawdę ciekawie.

Obywatel ma termin.
Konkretny. Krótki. Nieprzekraczalny.
Jeden dzień po terminie oznacza:
– odrzucenie,
– pozostawienie bez rozpoznania,
– albo pismo pouczające o obowiązkach.

Urząd też ma termin.
Ale inny.

Jeśli urząd nie zdąży, obywatel dostaje pismo.
Nie decyzję.
Pismo o wydłużeniu terminu rozpatrzenia sprawy.

Z powodu:

• skomplikowanego charakteru sprawy,
• konieczności dodatkowej analizy,
• oczekiwania na stanowisko innego organu,
• dużego obciążenia pracą,
• absencji kadrowych,
• reorganizacji,
• zmian przepisów,
• lub klasycznych okoliczności niezależnych od organu.

Termin więc nadal istnieje.
Tylko że w wersji elastycznej.

Etap 5: Cisza administracyjna

To moment, gdy:

• nikt nie dzwoni,
• nikt nie pisze,
• nikt nic nie wie,
• ale wszyscy są spokojni.

Bo sprawa przecież jest w trakcie.

Jeśli zapytasz:
– „Kiedy decyzja?”
Usłyszysz:
– „Trudno powiedzieć.”

Jeśli zapytasz:
– „Na jakim etapie?”
Usłyszysz:
– „Bez zmian.”

To znaczy: wszystko idzie zgodnie z planem.

Etap 6: Finał (opcjonalny)

Czasem wydarza się cud.
Przychodzi decyzja.
Legalna. Podpisana. Z datą.

Częściej jednak:

• zmienia się osoba prowadząca sprawę,
• zmieniają się przepisy,
• zmienia się interpretacja,
• albo zmienia się rzeczywistość.

A sprawa?
Sprawa nadal jest w trakcie.

Prawda na koniec

W urzędzie „w trakcie” to nie etap.
To stan umysłu.

Daje nadzieję bez obietnic, porządek bez efektów i czas bez końca.
A obywatel?
Obywatel ma być cierpliwy. Bo przecież… terminy są zachowane.

Na papierze.

Ciąg dalszy nastąpi…
Oczywiście — w trakcie. 😉